هر بیمارستان باید یک برنامه روابط‌عمومی جاری داشته باشد که اهداف و نتایج مورد نظر را برای مدت سه تا پنج سال طرح‌ریزی کند. هنگامی که یک برنامه روابط عمومی در حال انجام است، برنامه‌ریزی و به روز رسانی دوره‌ای آن حیاتی است. این برنامه و به روز رسانی آن نه تنها به راهنمایی کارکنانی که مسئول کار روابط‌عمومی هستند کمک می‌کند، بلکه منجر به ابزاری موثر برای ارتباط با هییت مدیره و پرسنل دیگر خواهد شد. در حالی که ممکن است تاکتیک‌های روابط‌عمومی توسط یک گروه کوچک از کارکنان بیمارستان انجام شود.
مدیران و کارکنان باید ارزش و اهمیت روابط عمومی و نقش آنها در ایجاد یک برنامه موفق را درک کنند. در زیر عناصر کلیدی یک برنامه روابط‌عمومی موثر آورده شده‌است:
اهداف
اهداف روابط‌عمومی به هدایت استراتژی‌ها و تاکتیک‌هایی که در فعالیت های روابط‌عمومی آتی خود از آن استفاده خواهید کرد ، کمک می‌کند. اهدافی که شناسایی می‌کنید باید به روشنی از بیانیه ماموریت بیمارستان شما پشتیبانی کند. در حالی که یک بیانیه ماموریت ممکن است شامل مواردی باشد که بیمارستان می خواهد انجام دهد ، یک هدف روابط‌عمومی باید بر روی چیزی متمرکز شود که می‌خواهید مردم به آن فکر کنند و درباره بیمارستان شما بدانند. شما امیدوارید که مردم برای توصیف بیمارستان شما از چه کلماتی استفاده کنند؟ مراقبت از سلامتی، مرجعیت در درمان، سرویس های قابل اعتماد، کارکنان مهربان، محیط ایمن. شما ممکن است بخواهید همه این چیزها را داشته باشید و شاید هم بیشتر، اما به منظور برنامه ریزی روابط عمومی، تمرکز بر یک یا دو اهداف کلیدی است که می توانید از طریق ارتباطات بهتر با مخاطبان اصلی به دست آورید.
مثال:
- ایجاد اعتبار برای بیمارستان در سه تا چهار سال آینده در میان افکار عمومی باعث می گردد که خدمات مراقبت‌های بهداشتی، شغل و رهبری اجتماعی را فراهم کند.
- تشویق مجدد علاقه به خدمات بیمارستانی خاص مانند زایمان در طی دو سال آینده.
مخاطبان هدف
جزئیات گروههای مردمی که برای اطلاع‌رسانی یا تاثیر گذاری مهم هستند، و چرا باید به آنها توجه نمود.
نمونه ای این گروههای مردمی عبارتند از:
- بیماران: آنها خدمات مراقبت بهداشتی را می‌خرند و برای بیمارستان درآمد ایجاد می‌کنند.
- پزشکان: آنها از تسهیلات بیمارستان و تولید درآمد برای بیمارستان استفاده می‌کنند. آنها مراقبت از بیماران را کنترل می‌کنند: مثلا بستری در بیمارستان شما یا خارج از آن
- پرستاران و دیگر کادر درمانی : آنها را سربازان خط مقدم می گویند و بیشترین تماس و رابطه را با بیماران دارند. آنها با ارائه خدمات خوب می توانند بیمارستان شما را دارای اعتبار نموده و به افزایش رضایت بیمار از بیمارستان کمک کنند.
- رسانه: آنها هم داستان‌های مثبت و هم منفی درباره بیمارستان، کارکنان و خدمات شما می‌نویسند. آنها نفوذ قابل‌توجهی دارند و به همه مخاطبان هدف بیمارستان دسترسی دارند.
سایر مخاطبان مورد نظر ممکن است شامل دیگر کارکنان، اعضای هیئت مدیره، رهبران جامعه، مسئولین محلی، شخصیت ها، قانونگذاران دولتی، فروشندگان ، تامین کنندگان کالا و خدمات گیرندگان دیگر باشند.
روش‌های توزیع
نحوه توزیع مواد اغلب به همان اندازه که شما می فرستید مهم است. ایده خوبی است بدانید که مخاطبان هدف شما به ویژه خبرنگاران کدام روش را ترجیح می دهند.
مرسولات پستی – استفاده مناسب هنگامی که زمان کمتر مهم باشد (یک تا سه روز). خوب برای نامه های خبرنامه، بسته ها ، کمپین های سلامت، گزارش به رسانه ها، و سایر مواد که برای ارسال آنها با فکس و پست الکترونیکی دشواری وجود دارد و همچنین می تواند برای تایید رسید یا اسناد بیمه برای جلوگیری از از دست دادن گواهی و امضاء مورد استفاده قرار می گیرد.
نمابر – برای برقراری ارتباط به موقع (سریعتر از ایمیل). برای انتشار مطبوعات، یادآوری رویداد و برخی از فرم های خبرنامه (مانند اعلامیه های هفتگی خبر)، خوب است. اما برای اسناد با تصاویر یا گرافیک ایمیل یا نامه پستی موثرتر است.
ایمیل – برای برقراری ارتباط به موقع و مستقیم با یک فرد مناسب است. برای انتشار مطبوعات، یادآوری رسانه ها، سوالات پرسنل رسانه ای و نامه های بلند مناسب است. دسترسی به ایمیل و اندازه سند الکترونیکی می تواند محدودیت باشد.
جلسات چهره به چهره – بهترین راه برای ایجاد یک اتصال شخصی. که برای توضیح دقیق از نقطه نظر و یا موضوع پیچیده مناسب است. بهترین راه برای نشان دادن هیجان، نگرانی، تحمل، همدلی و غیره
تماس تلفنی – برای تماس شخصی امکان پذیر است، زمانی که چهره به چهره امکان پذیر نیست. به عنوان یک روش رسمی برای ارتباط مورد استفاده قرار می گیرد. روش ارزان برای برقراری ارتباط با گروه های بزرگ در نقاط مختلف (شهرستانها / استان ها).
وب سایت – صفحات وب اجازه می دهد مخاطبین علاقه مند به سرعت اطلاعات بیمارستان را دریافت نمایند در نتیجه توزیع را تسهیل می کند.
هدایت مردم به یک وب سایت ممکن است از طریق پست کردن مطالب ، تبلیغ در رسانه ها و فضای مجازی و یا اطلاعیه های دیگر انجام شود.
احمد عامری
کارشناس ارتباطات سلامت